A Importância da Gestão Orçamentária em Recursos Humanos
A gestão de orçamento é uma das principais responsabilidades da área de Recursos Humanos (RH). Isso porque a alocação adequada de recursos financeiros é fundamental para garantir o desenvolvimento e a prosperidade da organização, bem como para satisfazer as necessidades de seus colaboradores.
A palavra “orçamento”, segundo Lunkes (2003, p. 35), tem sua origem atrelada a uma bolsa de tecido chamada fiscus utilizada pelos antigos romanos para coletar os impostos. Mais tarde, a palavra foi utilizada para denominar as bolsas da tesouraria e também os funcionários as usavam. Na França, o termo era conhecido como bougue ou bouguete e, provavelmente entre os anos de 1400 a 1450, o termo bougett foi incluído no vocabulário inglês.
O orçamento na área de RH tem como objetivo principal otimizar os investimentos em pessoas, levando em consideração as demandas da empresa e as possibilidades financeiras disponíveis. Para tanto, é necessário que haja um planejamento cuidadoso, que leve em conta fatores como o segmento de atuação, os objetivos estratégicos estabelecidos, metas de vendas, estrutura organizacional desejada, o perfil do público interno, dentre outros.
Ao se pensar em gestão de orçamento na área de RH, alguns pontos devem ser destacados como fundamentais:
– Governança: estabelecer um líder do projeto é fundamental para garantir a execução do início ao fim, além de viabilizar o alinhamento de todas as partes envolvidas, uma vez que é um processo multidisciplinar que envolve diversas áreas da organização. Por isso, ações como: estabelecimento dos papéis e responsabilidades, coordenação das etapas do processo, os entregáveis e as premissas a serem utilizadas são indispensáveis para assegurar o sucesso do processo e de diminuir os conflitos de agência.
– Planejamento: é preciso realizar um planejamento estratégico, de modo a definir as metas e objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo, e em seguida alinhar as ações dos recursos humanos a esses objetivos. A partir daí, é possível estabelecer quantos funcionários serão necessários, os salários e benefícios oferecidos, os investimentos em treinamento e desenvolvimento, entre outros aspectos que influenciam diretamente o orçamento.
– Construção da organização alvo: é importante refletir sobre qual é a estrutura organizacional necessária para atingir os objetivos estratégicos propostos, portanto é preciso considerar adição ou redução do quadro de pessoal atual.
– Alinhamento do modelo de cálculo de custo de pessoal: dado que o processo de orçamento é uma estimativa, diversas metodologias de cálculo podem ser consideradas para fazê-lo, sendo assim, é imprescindível definir quais são as premissas que serão utilizadas para o cálculo previamente e alinhá-las com todos os envolvidos no processo. Para o cálculo de custo de pessoal sugerimos a adoção do modelo abaixo, que pode ser utilizado para diversos países:
· Salários com adicionais como periculosidade, insalubridade e adicionais fixos estabelecidos por sindicatos;
· Provisão de horas extras, estimando a quantidade média de horas extras trabalhadas ao longo do período.
· Provisão de férias e/ou adicional de férias;
· Provisão de 13º salário;
· Provisão de remuneração variável, tais como: PPR (programa de participação em resultados), programas de bonificação, comissão ou programas de incentivos a vendas. Para este cálculo é fundamental determinar sobre qual % de atingimento do plano o orçamento será calculado. Pode ser usado o atingimento alvo ou média do atingimento de anos anteriores, por exemplo;
· Impostos de folha de pagamento como: seguridade social e seus adicionais e fundo de garantia;
· Benefícios oferecidos aos colaboradores.
É importante também considerar os aumentos programados para ao longo do ano, como aumentos estabelecidos por sindicato e programas anuais de revisão salarial.
– Alinhamento da utilização de cambio: para empresas que tem operações em mais de um país, e utiliza o dólar como moeda oficial para orçamento, é importante também estabelecer qual será a taxa de conversão a ser utilizada. Um fato importante é que, independente da moeda oficial estabelecida pela organização, todo o cálculo de custo de pessoal é estabelecido em moeda local, dito isto, é importante conhecer a situação econômica de cada país antes de determinar a taxa de conversão a ser utilizada, para que o orçamento não fique inflacionado em dólar.
– Monitoramento: uma vez que o orçamento tenha sido definido, é fundamental determinar a periodicidade para monitorar o “forecast”, que é o acompanhamento da execução do plano. Este tem o objetivo de identificar possíveis desvios e corrigi-los de maneira ágil e a tempo. Para isso, pode-se utilizar diferentes ferramentas, como relatórios gerenciais, indicadores de desempenho, análises de mercado, entre outros.
– Treinamento das partes envolvidas: é recomendado que os gestores e participantes do processo orçamentário tenham conhecimentos básicos de finanças corporativas, como por exemplo, análise da DRE — demonstração dos resultados no exercício, e custo de pessoal para apoiar nas análises necessárias e acompanhamento dos números durante o exercício.
– Transparência: é importante que o orçamento seja transparente, ou seja, que todas as informações a respeito dos gastos com recursos humanos estejam disponíveis e acessíveis a todos os colaboradores. Isso ajuda a criar um ambiente de confiança e engajamento, além de permitir que os funcionários conheçam de perto a realidade financeira da empresa.
– Flexibilidade: embora o orçamento deva ser planejado a partir de uma análise minuciosa, ele também deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças que eventualmente ocorram. Isso significa estar preparado para alterar as estratégias e os objetivos caso seja necessário, sem comprometer a saúde financeira da organização.
O orçamento na área de RH não deve ser entendido como instrumento limitador e controlador de gastos, mas como forma de focalizar a atenção nas operações e finanças da empresa, antecipando problemas, sinalizando metas e objetivos de RH que necessitam de cuidado por parte dos gestores, contribuindo para a tomada de decisões com vistas ao atendimento da missão, valores e visão de futuro do negócio.
Em resumo, uma boa gestão de orçamento na área de RH é essencial para garantir o crescimento sustentável da empresa e o bem-estar de seus colaboradores. Trata-se de uma tarefa complexa, mas que pode ser facilitada com o uso de tecnologias avançadas, como softwares de gestão e plataformas online de acompanhamento. O importante é manter sempre em mente que a gestão de orçamento é uma das principais ferramentas para fomentar a inovação, a saúde financeira, a competitividade e a excelência no ambiente empresarial.
Autores:
Osvaldo de Souza: Graduado em administração, Especialista em Gestão de Pessoas e Mestrando em Gestão de Negócios pela FIA Business School.
Nathalia Tambasco: Técnica em Administração pela ETEC Martin Lutherking, Graduada em Tradução e Interpretação pela Universidade Nove de Julho, Pós-Graduada em Gestão Estratégica de Recursos Humanos pela FECAP e Economia de Negócios pela FGV, atualmente Mestrando em Administração — Gestão de Negócios pela FIA Business School.
Rodolfo Leandro de Faria Olivo é PhD em Administração pela FEA-USP e professor da FIA Business School.